Loggboken

Smidiga flöden (Lean) i vård och omsorg

2013-03-24

I dagarna har kommit en helt ny bok från bokförlaget Liber, nämligen LEAN I SVENSK SJUKVÅRD – bakgrund, praktik och reflektioner skriven av överläkaren och docenten Johan Brandt som har en många års erfarenhet som chef i sjukvården. Enligt baksidestexten så arbetar han nu vid Skånes universitetssjukhus med verksamhetsutveckling med hjälp av Lean.

 

Min första reflektion när jag får boken i handen är att här har vi ett utmärkt exempel på globaliseringen i världen. Boken om Lean i svensk sjukvård handlar om en ursprungligen japansk metod, är tryckt av Sahara Printing i Egypten och layouten har ett reklamföretag i Indien ansvarat för. Vad är detta om inte ytterligare tecken på att vi sakta, sakta men säkert tar steg mot Världens Förenta Stater eller vad nu namnet blir om ett par hundra år. Men det är en annan historia och är inte anledningen till att jag tar upp den nyutkomna boken i min blogg.

 

Det intressanta är företeelsen Lean som uppstod i den japanska tillverkningsindustrin och beskrevs akademiskt under 1970-talet då intresset för det ”japanska undret” stod på topp. Företeelsen kom att spridas till andra länders tillverkningsindustrier under det engelska namnet Lean vilket motsvarar svenskans ”smärt och smidig”. Skall man hitta ett svenskt begrepp så vill jag föreslå uttrycket ”Smidiga flöden”. Lean-tekniken tillämpas nu i allt större utsträckning inom allt fler branscher och har även tagit sig in inom sjukvården och på något ställe i Sverige har även försök påbörjats inom socialtjänsten.

 

Vad är nu Lean och varför tycks smidiga flöden vara så framgångsrika på så många olika ställen?

 

Brandts bok ger en utmärkt introduktion i ämnet och visar också pedagogiskt hur metodiken kan anpassas till sjukvårdens behov. Lean skiljer sig välgörande från det ledningskoncept som utvecklades bland annat vid Fords löpande band i USA och som kom att ges namnet ”scientific management”. Där handlade det om extremt toppstyrda organisationer där arbetarna blev mer eller mindre kuggar i maskineriet som detaljstyrdes med tidsstudier och ackord. Lean-tänket bygger istället i mycket hög utsträckning på medarbetarnas engagemang och deltagande i att få flödena så väl anpassade som möjligt för att tillgodose kundens behov. Den viktigaste kunden inom sjukvården är naturligtvis patienten.

 

Flödesscheman är, som redan antytts, ett centralt begrepp och då är det viktigt att skilja mellan värdeskapande tid (insatser som syftar till att bota eller lindra sjukdomstillstånd eller förmedla trygghet tröst till patienten och dennes närstående), nödvändig men inte värdeskapande tid (Brandt exemplifierar med att betala patientavgiften – inget direkt värdeskapande för patienten men nödvändigt ändå) samt slöserier (aktiviteter som varken är värdeskapande eller nödvändiga). Lean-tänket handlar väldigt mycket hur man bättre kan organisera arbetsplatsen så att slöseriet minimeras. De vinster som man får av detta skall inte leda till rationaliseringar med färre anställda utan skall istället skapa mervärde åt kunden.

 

Paradoxen är att ett sådant synsätt ofta i längden är det ekonomiskt kloka. Brandt påpekar att en patient uppsöker vården på grund av ett så kallat äkta kundbehov som sjukvården skall tillfredsställa. Men om fel begås eller att patienten tvingas vänta i onödan eller bollas mellan olika instanser kan tillståndet försämras och då går det åt extra resurser att behandla något som  hade varit väsentligt mer hanterbart om man tagit tag i det direkt. Därmed uppstår ett så kallat falskt kundbehov. I boken redogörs för åtta typer av slöserier som kan åtgärdas i sjukvården om man tänker i Lean-termer.

 

En central teknik är värdeflödesanalyser som syftar till att identifiera vilka aktiviteter som verkligen är värdefulla för patienten. Brandt beskriver hur sådana går till och betonar också att det är viktigt att det sker så att säga underifrån, att alla berörda efterhand dras in i verksamheten, samt att cheferna är med på noterna. Med utgångspunkt från en nulägesbeskrivning så reflekterar man över hur flödena runt patienten kan förbättras varefter man provkör ett nytt upplägg efter den så kallade PDSA-principen (Planera, Driva igenom, Studera och Agera; därefter planerar man åter, osv). Viktigt är att det berörda teamet kommer överens om att standardisera vissa arbetsmoment, det vill säga att alla gernomför dem på samma sätt. Detta för att man skall kunna utvärdera arbetsmetoder och om nödvändigt ändra sin standard.

 

Väldigt mycket i arbetsmetodiken känner jag igen från Resursgrupps ACT (RACT) som jag skrivit om i tidigare blogginlägg. Där handlar mycket om att underlätta flödena runt brukaren i psykiatri och socialtjänst som till exempel att få olika myndigheter och vård- och stödgivare att bättre samordna sina insatser efter brukarens behov och önskemål. Ett viktigt inslag i både RACT och Lean är att mäta vad man gör – så att man inte bara är beroende av massa tyckanden. Här förespråkar Lean QCD (Quality, Cost, Delivery) som Brandt översätter till KLAP (Kvalitet, Leverans, Arbetsmiljö och Produktivitet). Det handlar om att utveckla mätverktyg för dessa dimensioner.

 

Själv tycker jag att en mer pedagogisk översättning är förkortningen K-TAK (Kvalitet, Tillgänglighet, Arbetsmiljö, Kostnad). Kvaliteten är det viktigaste, den utgör både grund och väggar. Kvalliteten mäts inom RACT med testbatteriet Kvalitetsstjärnan där brukaren själv, hans/hennes närstående samt de professionella regelbundet registrerar olika aspekter så att det går att mäta om det blir förbättringar eller om ytterligare olika insatser behöver sättas in. Sedan behövs det också ett tak för att det skall bli ett riktigt hus. Tillgängligheten är synnerligen viktig och mäts bland annat med handläggnings- och kötider eller hur nöjd (eller inte) brukaren är med omhändertagandet. De anställdas arbetsmiljö är en synnerligen viktig dimension och det är något där vi behöver få fram bättre och enklare mätinstrument som kan användas återkommande flera gånger per år. Slutligen är det viktigt att mäta kostnader inom vård och omsorg, inte minst för att öka insikten hos politiker och myndigheter om behovet av rejäla satsningar för att minska ohälsa av olika slag.

 

Johan Brandt har lyckats med att skriva en synnerligen välgjord introduktion till Lean och även visat att metodiken har en stor potential långt utanför tillverkningsindustrins domäner.